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Les jours de fermeture, propriétaire de formats de document sont arrivés à leur terme. Les organismes gouvernementaux et d'autres organismes ont commencé à annoncer leur intention de passer à des normes ouvertes qui feront de l'information plus accessible et plus pour permettre l'archivage durable des processus. D'un intérêt particulier à l'heure actuelle est le XML. L'Extensible Mark-up Language (XML) est une spécification ouverte (à la disposition du public pour l'usage), conçu comme une structure du langage de balisage pour faire plus simple de partager des données des différentes applications, systèmes et plates-formes. L'échange de données XML de capacités ont alimenté les innovations comme les services Web, RSS, AJAX et qui ont à leur tour, ont alimenté l'e-commerce et Web 2.0 révolutions. La flexibilité de XML qui a permis à l'Internet à réinventer elle-même commence à être appliqué en mode hors connexion de types de documents qui sont couramment utilisées dans les entreprises de traitement de texte, tableurs, les présentations, les applications, les formes, et la liste continue.
Considérant la demande du marché pousse vers des normes ouvertes et la capacité de créer des spécifications XML qui intègrent les avantages des formats de documents tels que les méta-données et la mise en page du contenu du logiciel et de consortiums de sociétés ont créé des spécifications qui sont en train d'être approuvé par les comités de normes. XML en tant que la structure sous-jacente pour les formats de document a atteint le point de basculement. Ce sera un changement majeur dans la façon dont les entreprises accès aux documents et utiliser les données.
Toutefois, les entreprises auront toujours besoin d'avoir accès à leur contenu qui est enfermé dans des formats propriétaires. La possibilité de s'appuyer sur les logiciels à jour pour le document d'archives va à l'encontre des fins de déplacement en XML des documents. Solutions pour la gestion des anciens formats de documents, déjà un facteur important, va devenir encore plus critiques des entreprises composant l'ensemble de document de stratégie.
Pourquoi XML de sens maintenant
Les atouts de XML - la capacité de séparer le contenu de la présentation, le transfert des données à travers les plates-formes, et de créer des spécifications à des fins spécifiques - permet une intégration plus poussée des documents en processus de flux de travail que précédemment possible par le biais de formats binaires. L'annonce par Microsoft Office 2007 que les utilisations Office Open XML en tant que sa structure sous-jacente a contribué à pousser au-delà de XML sur le Web dans les applications. Mais la tendance de l'aide du langage XML a commencé ans.
En 2002, OASIS a commencé à travailler sur la Open Document Format
(ODF) spécification, qui a été approuvé par le groupe en 2005. Et, en Novembre 2006, l'ISO ODF a également approuvé comme standard ouvert. Dans le même temps, Microsoft a présenté son Office Open XML (OOXML) spécification ouverte et a reçu l'approbation de la norme internationale EMCA (un groupe de normes européennes) en Décembre 2006.
Le plus grand avantage du langage XML pour les documents est que quiconque peut utiliser le cahier des charges pour créer une application pour lire / modifier / écrire les documents. (Bien que, Microsoft a essayé d'obtenir que l'ouverture autour de référencement par les anciennes versions des logiciels dans ses spécifications.) En outre, en utilisant une norme XML Schema permet à toute demande visant à comprendre les spécifications XML pour accéder aux documents. Cela pourrait signifier l'ouverture du document à l'usage ou la programmation d'extraire des informations.
Comme l'idée de XML-based documents continue à faire accepter, plus d'entreprises se positionnent leurs propres produits pour traiter le nouveau paysage. Adobe est en train de développer un nouveau format code Mars
utilisant une spécification XML pour créer des fichiers PDF. Et, Microsoft est le développement du XML Paper Specification (XPS) pour rivaliser avec les PDF.
Les avantages à long terme de XML
Archivage de documents en format électronique par rapport à papier fait un impact énorme sur la façon dont les entreprises ont pu utiliser les anciens documents. Avec la spécification des formats ouverts tels que PDF ou TIFF, les entreprises pourraient normaliser leurs documents d'archives et des méta-données telles que date de création et d'auteur. Mais le contenu est uniquement accessible par le biais d'une application construite pour ouvrir le format.
Cela peut être simplifié en utilisant un document universel affichés application qui prend en charge les formats de documents actuellement en service, ainsi que d'archives. Ces applications sont souvent conçus pour être intégrés dans des systèmes plus importants, permettant ainsi aux entreprises de déployer en même temps que des applications conçues pour lire XML des documents. Poursuite de l'élaboration et le perfectionnement des applications affichés signifie que les entreprises peuvent utiliser leur confiance pour leurs anciens formats de fichier
L'évolution vers XML des documents sera comparable à la migration du papier à l'archivage électronique. L'un des principaux avantages de XML est que les données peuvent être accessibles sans la nécessité d'une application à interpréter la présentation. Cela diffère des autres parce que les formats XML peut être ouvert comme un simple fichier texte et les données peuvent être lues, ainsi que le XML-à-tags. Les fichiers XML sont également accessibles par programmation, sans qu'il soit nécessaire de décompresser le fichier dans son format de présentation. Ce qui permettra d'éliminer la nécessité pour les documents à convertir avant de passer dans les archives et d'étendre leur durée de vie utile indéfinie.
Les défis que doit relever l'adoption XML
Les avantages de XML sont importantes, mais dans la pratique, cet idéal a quelques obstacles à surmonter. La force de XML est une spécification ouverte est aussi la preuve d'être une faiblesse. Création d'un format de document basé sur une spécification XML peut être fait par toute entreprise ou du groupe qui a le temps et les ressources à y investir. Les exemples en sont l'Open Document Format et Office Open XML. Les deux sont des spécifications pour la création de documents de traitement de texte utilisant le langage XML, mais ils sont considérablement différents dans leur approche et sont incompatibles les uns avec les autres (bien que certains logiciels est en cours de rédaction pour convertir l'un à l'autre). Microsoft est encore en développement séparé de schéma XML pour les applications Office et de format de présentation de la page (XPS).
Après poussant XML dans l'avant-garde et passé le point de basculement pour adoption, la question reste encore plus de spécification qui sera accepté par les grandes entreprises. Est-ce que les chances faveur de Microsoft en raison de leur taille et leur installation en cours de base? Ou est-ce que l'approbation ISO de l'Open Document Format signifier une évolution vers véritablement open-source de documents avec les entreprises gravitant vers des normes certifiées?
Quoi qu'il arrive, de documents basé sur XML sont en cours pour modifier le paysage des affaires. Bon nombre des changements les documents à plus de transparence et de permettre de déplacer les données de manière plus efficace dans les processus de workflow. Les organismes qui ont déjà un document complet de stratégie en place sera en mesure de tirer parti des avantages de XML rapidement et efficacement.
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