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Los días de cierre, formatos de documentos de propiedad están llegando a su fin. Los órganos de gobierno y otras organizaciones han comenzado a anunciar sus intenciones de pasar a estándares abiertos que hagan más accesible la información y permitir más sostenibles los procesos de archivo. De particular interés en este momento es XML. El Extensible Mark-Up Language (XML) es una especificación abierta (a disposición del público para su uso), concebido como una estructura el lenguaje de marcas para hacer más sencillo el intercambio de datos a través de diferentes aplicaciones, sistemas y plataformas. El intercambio de datos XML de capacidades han impulsado innovaciones como servicios Web, RSS, AJAX y que, a su vez, han alimentado el comercio electrónico y la Web 2.0 revoluciones. La flexibilidad de XML que ha permitido a la Internet para re-inventar sí mismo está comenzando a ser aplicado sin conexión a tipos de documentos que se utilizan comúnmente en las empresas de procesamiento de textos, hojas de cálculo, presentaciones, aplicaciones, formularios, y la lista continúa.
Reconociendo la demanda del mercado empujando hacia estándares abiertos y la posibilidad de crear especificaciones XML que incorporen los beneficios de los actuales formatos de documentos, tales como meta-datos y el contenido de software de diseño-las empresas y consorcios han creado especificaciones que están siendo aprobados por comités de normalización. XML como la estructura subyacente de formatos de documento ha llegado al punto de inflexión. Este será un gran cambio en la forma en que las empresas acceso a los documentos y el uso de datos.
Sin embargo, las empresas todavía necesitan acceder a su contenido que está bloqueado en formatos propietarios. La opción de confiar en fuera de fecha software para archivos de documento es contraria a los propósitos de pasar a XML basados en documentos. Soluciones para la gestión de mayores formatos de documento, ya un factor importante, se convertirá en un componente más crítica de las empresas en general el documento de estrategia.
¿Por qué XML tiene sentido ahora
Los puntos fuertes de XML - la capacidad de separar contenido de presentación, la transferencia de datos a través de plataformas, y crear especificaciones para fines específicos - permite mayor integración de los documentos en los procesos de flujo de trabajo que antes posible a través de formatos binarios. El anuncio de Microsoft Office 2007 que utiliza XML abiertos de Office como su estructura subyacente ha ayudado a empujar más allá de XML en la Web en las principales aplicaciones. Sin embargo, la tendencia para el uso de XML comenzó hace años.
En 2002, OASIS comenzó a trabajar en la Formato Abierto de Documento
(FOD) especificación, que fue aprobado por el grupo en 2005. Y, en noviembre de 2006, la ISO aprobó también la FOD como un estándar abierto. Al mismo tiempo, Microsoft presentó su
XML abiertos de Office
(OOXML) y especificación de estándar abierto recibió la aprobación de Emca International (un grupo de normas europeas) en diciembre de 2006.
El mayor beneficio de XML para los documentos es que cualquiera puede usar la especificación para crear una aplicación para leer / editar / escribir los documentos. (Aunque, Microsoft ha tratado de evitar que la apertura por las referencias antiguas versiones de software en sus especificaciones.) Además, la utilización de un estándar
Esquema de XML
permite a cualquier aplicación diseñada para comprender la especificación XML para acceder a los documentos. Esto podría significar la apertura del documento para su uso o la extracción de información mediante programación.
Como la idea de XML basada en documentos continúa ganando aceptación, son más las empresas de posicionamiento de sus propios productos para hacer frente al nuevo panorama. Adobe está desarrollando un nuevo formato
clave de Marte
que utiliza una especificación XML para crear archivos PDF. Y, Microsoft es el desarrollo de la XML Paper Specification (XPS) para competir con PDF.
Los beneficios a largo plazo de XML
Archivo de documentos en formatos electrónicos versus papel hecho un enorme impacto en cómo las empresas han podido utilizar documentos antiguos. Con especificación abierta formatos como PDF o TIFF, las empresas podrían normalizar sus archivos el documento e incluir meta-datos como fecha de creación y autor. Pero el contenido era sólo accesible a través de una aplicación construida para abrir el formato.
Esto puede ser simplificado mediante el uso de un documento universal de ver la aplicación que soporta formatos de documento actualmente en uso, así como los formatos de archivo. Estas aplicaciones suelen ser diseñado para ser integrado en sistemas más grandes, lo que permite a las empresas a desplegar a lo largo de ellos con aplicaciones diseñadas para leer XML basado en documentos. Continuación del desarrollo y el perfeccionamiento de las aplicaciones de visualización significa que las empresas pueden utilizar con confianza para sus mayores formatos de archivo
El paso a XML basado en documentos serán comparables a la migración del papel a archivos electrónicos. Una de las principales ventajas de XML es que los datos se puede acceder sin necesidad de una aplicación para interpretar la presentación. Esto difiere de otros formatos XML, porque se puede abrir como un simple archivo de texto y los datos se pueden leer, junto con la marca de XML-hasta las etiquetas. Archivos XML también se puede acceder mediante programación sin la necesidad de descomprimir el archivo en su formato de presentación final. Esto eliminará la necesidad de que los documentos que se convierte antes de pasar a los archivos y extender su vida útil indefinidamente.
Retos para la adopción de XML
Las ventajas de XML son importantes, pero en la práctica este ideal tiene algunos obstáculos que superar. La fuerza de XML está abierto un pliego de condiciones también demostrando ser una debilidad. Creación de un formato de documento basado en una especificación XML que se puede hacer por cualquier empresa o grupo que tiene el tiempo y los recursos para invertir en él. Ejemplos de ello son el Open Document Format y Office Open XML. Ambas son las especificaciones para la creación de documentos de procesadores de textos utilizando XML, pero son considerablemente diferentes en su enfoque y son incompatibles entre sí (aunque algunos software se escribe para convertir una a la otra). Microsoft está aún en desarrollo por separado de esquemas de XML para sus aplicaciones de Office y la página de formato de presentación (XPS).
Después de empujar XML en la vanguardia y pasado el punto de inflexión para la adopción, la cuestión sigue siendo la especificación sobre la que será aceptada por las empresas principales. ¿Las probabilidades favor de Microsoft debido a su tamaño y su actual base de instalar? ¿O ISO aprobación de la Open Document Format significar un cambio hacia verdaderamente de código abierto de documentos con las empresas gravitan hacia la certificación de normas?
Pase lo que pase, los documentos basados en XML van a cambiar el paisaje de negocios. Muchos de los cambios se hacen más transparentes los documentos y datos que permitan avanzar más eficazmente en los procesos de flujo de trabajo. Las organizaciones que ya disponen de un amplio documento de estrategia en lugar de ser capaces de aprovechar los beneficios de XML de manera rápida y eficiente.
Mientras que XML puede ser en el futuro para su negocio, usted puede lograr una mejor integración de sus documentos de negocios en los flujos de trabajo ahora. Descubra cómo el documento de imágenes de software puede ayudar a su situación actual y prepararse para los próximos cambios.
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